Tilskuddsordning for digitalt skapte privatarkiver

 FYLKESARKIVET – TILSKUDDSORDNING PRIVATARKIVER

Formål

Tilskuddsordningen skal bidra til at viktig digitalt skapt samfunnsdokumentasjon fra private aktører kan bevares for ettertiden. Ordningen skal også bidra til å øke bevisstheten hos aktørene om at slik dokumentasjon vil gå tapt uten aktiv handling.

Tilskuddsordningen vil medføre at flere privatarkiver er klargjort for langtidsbevaring og dermed kan bli tilgjengelige for innbyggerne. Tilgang til arkiver og andre autentiske kilder vil styrke motstandskraften mot desinformasjon i samfunnet og styrke befolkningens evne til kildekritikk.

Hvem kan søke?

 Virksomheter som eier eller forvalter digitalt skapte privatarkiver, eksempelvis bedrifter, organisasjoner, foreninger, profesjonelle kunstnere/utøvere, foretak, bibliotek, museer og stiftelser.

Hva kan det søkes tilskudd til?

Klargjøring av digitalt skapte privatarkiver for langtidsbevaring i en bevaringsinstitusjon. Klargjøring kan for eksempel innebære: uttrekksproduksjon fra et system; dokumentasjon av system, dets bruk og struktur; sortering av filer; sikre metadata; konverteringer; personvernvurdering, avgrensing og kassasjon; katalogisering av arkivene, testing; pakking og overføring til digitalt sikringslager og liknende. Eksemplene er ikke uttømmende.

For hybridarkiver kan kartlegging av hva som er henholdsvis digitalt og analogt skapt inngå, i tillegg til klargjøringen av den digitalt skapte delen av arkivet.

Delfinansiering til større prosjekter med samme formål, der det også søkes om midler fra andre instanser.

Krav til prosjektet:

• Arkivet skal forvaltes videre av en bevaringsinstitusjon for arkiv og så langt som mulig gjøres tilgjengelig for allmennheten
• Arkivet er klargjort for systemuavhengig langtidsbevaring etter prosjektets slutt
• Prosjektet vil benytte seg av standarder eller beste praksis for arkivarbeid
• Prosjektplanen skal være realistisk og gjennomførbar

Det gis ikke tilskudd til:

• Arbeid med analogt skapte arkiver utover nødvendig kartlegging ved hybride arkiver
• Langtidsbevaring og/eller formidling av arkivene.
• Deler av arkiver som er i daglig bruk.
• Statlige eller fylkeskommunale virksomheter.
• Ny innsamling av arkiver og dokumentasjon
• Offentlige skapte arkiver, og arkiver etter offentlige tjenester utført av private

Hvor mye kan det søkes om?

 Samlet ramme for tilskuddsordningen er 600 000 kroner årlig.

Øvre stønadsgrense er 100 000 kroner.

For større tiltak er det mulig å søke om tilskudd flere år på rad, men bare for ett år om gangen.

Søknadsvurdering

Følgende kriterier vektlegges i vurderingen av søknadene:

• Arkivet er vurdert å være bevaringsverdig
• Arkivet inneholder informasjon som er viktig for/angår innlandssamfunnet
• Arkivet er i samsvar med regionalt- eller nasjonalt planarbeid
• Arkivet står i umiddelbar fare for å gå tapt
• Arkivet har potensiale til å nå ut til nye brukergrupper

 Rapportering

 Mottakere av tilskudd plikter å sende en kort rapport og regnskapssammendrag for prosjektet som viser hvordan tilskuddet er benyttet.

Det vises til vilkår og retningslinjer som framgår av tildelingsbrev når det kommer til gjennomføring.
Fylkesrevisor har innsynsrett i regnskap som omfatter bruk av fylkeskommunale midler

Søknadsfrist

I oppstartsåret 2025 er søknadsfristen 15. oktober. Deretter planlegges søknadsfrister 15. mars og 15. september hvert år.